「文書を作れ」って言われたけど、どうすれば……！？ その2

さて、前回の話では、共用ロッカーの整頓状況を改善するために、学生内の統制事項を決めて、文書にしろと幹事付に命じられたんだったね。

うん。これはね。正直ボクもよく分からないくらい、文書関係の規則がややこしいんだ。補給長も……正直、文書関係はあんまアテにならないからなぁ。

うん、分かる範囲で教えるね。

何が問題って、海上自衛隊の場合、「文書」って一口に言っても、その時々で指すモノが全く異なることなんだ。

いや、ホントに「えぇ……」だよ。誰かになんとかしてもらいたい。
で、細かな規則は置いておいて、大まかな分類について説明するね。

だいたいの人が「文書」って言ったら、コレを思い浮かべるはず。

いや、まさしくそのとおりだよ。この価値観でものを見る場合、この世界には正式な行政文書と正式じゃない行政文書があることになる。

じゃあ、正式か正式じゃないかの違いは何にあるかと言えば、部隊の意思表示として法的な拘束力を持つか、なんだ。

法人格の話みたいなものだね。
例えば、通販でモノを買うとする。「ヨドバシカメラ」なんて人物は存在しないのに、「ヨドバシカメラ」と契約を結んでモノを買うことができるよね。

この時「●●円で売ります」って文は、社内でそういう権限を持った人が設定しているはず。でも、ボクらはそれが誰かなんて知らないし、「ヨドバシカメラが提示する金額」として理解するでしょ？

返品を申請すると、OKかダメか、仰々しいメッセージが返ってくるけど、これだって会社の意思だと受け止める。実際、法的にもそう扱われる。

ここで、表示される画面に会社名が入ってないとか、明らかに普通じゃない見た目だったら？

でしょ？対外的に会社としての意思表示をするときには、こういう体裁の紙や画面が出てくるはずだっていう、共通の認識がボクらにはある。

お役所も同じで、「この体裁で出すからには、この内容が絶対だからな！」っていう決まりがあるんだ。

そういう正式な文書はいろんな種類があるんだけど、部隊で真っ先に作ることになるのが、一般命令と通達類だよ。

一般命令というのは、訓練をするときなんかに出す命令だね。

例えば、自艦だけで訓練するために出港しようとしたら「個艦訓練に関する護衛艦『ひとなみ』一般命令」という一般命令の文書を作る必要があるんだ。

いや、全ての業務に必要か、というと必ずしもそうではないね。日常的による業務については出さないのが普通。停泊中に艦内のシステムを使って訓練する場合なんかは出さないよ。
よその部隊で研修させる場合とか、艦を物理的に動かす場合とか、人やモノが動く場合に出すんだ。

施設利用訓練とか、運動能力測定とか、なんだかんだ月イチくらいの頻度で色んなイレギュラーな業務が入ってくる。そういう時は若手士官が一般命令の案を作成して、艦長の承認をもらうんだ。

似たものとして「日日命令にちにちめいれい」というのもあるよ。これも部隊に行ったら作ることになるかも。

一般命令は、訓練や教育の他、広報のイベントとか、かなり広範に使えるんだ。対する日日命令は表彰式とか昇任伝達とか、儀式に関するものだね。「日常業務に関する命令」とされているんだけど、さっき言ったとおり、日常業務レベルでペーパーを出すことは少ないから。

文書の形式はほぼ同一だから、一般命令か日日命令かは、そこまで気にしなくていいと思う。儀式をやるときだけ日日命令って覚えておけばOK。

もう一つ、よく作ることになる「正式な文書」がコレ。通達類ってやつ。命令は「この内容を実行しろ」という強制力があるけど、通達類は単純な情報伝達としての性質が強いよ。

通達類は「類」というだけあって、いろんな種類の文書の総称なんだ。
具体的には、通達、承認、許可、上申、申請、報告、進達、通知、協議、照会、依頼、回答、諮問、答申といった種類があるんだけど、実際に頻繁に作ることになるのは「報告」「通知」「依頼」あたりかな。
あと、自分では作らないけど何かと読むことになるのは「通達」。

だいたいその認識でOKだよ。
「一般命令」のような命令は職務上の上級者から下級者に向けて発令するのに対して、通達類は種類によって、上下関係のない相手に出せることもあるんだ。

一般命令や通達類以外にも、「正式な文書」はいろんな種類があるよ。

その中でも、自分で作ることはないけど、頻繁に読むことがあるのは省令、訓令、達あたりだね。

省令は「●●法施行規則」って名前のやつだね。法律をどう運用するか、細かな部分は政令として閣議で決定される。さらに細かい部分は防衛省令として防衛省の中で決めるんだ。

書かれている内容はかなり細かいし、細かい話はもっと下の規則でも記述されていることが多いから、ぶっちゃけ他の文書に比べるとそんなに読まないかも。
でも、訓令や達を探しても根拠が見つからない場合、省令を読むと書かれていることが結構あるよ。

対して訓令や達。これはかなり頻繁に読むことになるよ。

うん。省令は法律をどうやって運用するかの基準を示すに留まるのに対して、訓令や達は、どういう風に業務をしなければならないのか、かなり細かく定めているんだ。

ちなみに、訓令は防衛大臣が、達は海上幕僚長が発する規範的命令の一種とされているよ。

具体的な行動を求めるんじゃなくて、「こういう業務をするときは、これを守れ」という命令だね。規則みたいなもの。
一般命令は具体的な行動を求めるもので、日時・場所・対象者・行動の内容が明示される点で違うんだ。

訓令や達のほとんどは、海上自衛隊法規類集という根拠文書をまとめた資料集に収録されているよ。新しい業務に取り組む時には真っ先に読むべきだね。

そりゃあ、部内のPCからじゃないとアクセスできないよ。
一応、裏ワザとして、クリアリングシステムっていう防衛省の情報公開サービスを使えば、部外からも一部の訓令や達は読めるよ。
ただ、それを見ながら仕事すると職場内への携帯電話持ち込み禁止とかに引っかかるから、使い方はよく考えてね。

繰り返しになるけど、何かしらいつもと違うことをやるときには一般命令や通達類を出さないといけない。

そうそう、そういうこと。一般命令や通達類は部隊としての正式な意思表示になる。だから、経費の算出根拠になるってのが大きいね。

例えば、よその基地で実施される講習に参加すると、旅費も必要になるし、外来宿舎への宿泊とか、食堂での給食とかの申請が必要になる。一般命令が出ていればそれを根拠に手続きが出来るんだ。

覚えておいて欲しいのは、体育の強化訓練みたいな些末なものになると、命令無しでやらせる部隊が稀にあるんだけど、絶対に命令を出した方が良い。そこで怪我人が出た場合、公務災害の認定で揉めるんだよね。

うん。体育も業務として認められているんだけど、きちんと責任者の監督下でやらせないといけないとか、いろんな制約があるんだ。そういう手続きを踏まずに体育して事故が起きると、業務をサボってプライベートな遊興をしてたって話にもなりかねない。

一般命令や通達類のような「正式な文書」が何故「正式な文書」たり得るかと言えば、出せる人が決まっているからんだ。

うん。細かい話をすると、「官職印」という公印があって、それを持っている人が出せる。

この官職印を持ってる人って、列挙するとすごく沢山いるんだけど、海幕の課長以上とか、群司令部の首席幕僚とか、学校の教育部長・学生隊長とか、原則として１佐以上のポジションなんだ。

ここでちょっとややこしいのが、護衛艦の艦長は２佐だけど官職印を持ているんだ。

うん。もっと言うと、掃海艇の艇長は１尉にして出せる。
この一般命令や通達類を出せる役職を俗に「文書発簡権者」と言うんだけど、艦艇長が一目置かれる理由のひとつになっているよ。

うん。文書発簡権は、やっぱり権力の象徴……みたいなところはある。
だから「文書には文書で」っていう文化がある。

ここでいう「文書」はそれこそ「正式な文書」ってヤツ。
部隊間の連絡は「依頼」とか「通知」みたいな通達類の他に、もう一段フォーマル感の下がる「業務連絡文書」とか、電子メールでやり取りされる。でも、通達類で受け取ったものに対しては、通達類で回答しないといけないって文化があるんだ。

例えば、よその部隊から「●名の研修を受け入れて欲しい」という依頼文書が来たとする。ぶっちゃけ、OKを出すだけだから、電話や電子メールでも、相手にOKが伝わりさえすれば、問題無いと言えば問題無い。

そういうこと。これはさっき言った責任の問題もあるんだけど、それ以上に「文書発簡権者」のメンツの問題でもある。部隊としての正式な意思表示に対して、電子メールで返すのは無礼だっていうことだね。

馬鹿馬鹿しいと思うかもしれないけど、そういう仁義を軽んずると、後々痛い目に遭うから油断できないんだ。

「正式な文書」のもう一つの特徴は、必ず発簡番号と発簡日を与えられ、帳簿に記録されることなんだ。

例えばコレ。ウチの艦で出した一般命令の文書なんだけど、1ページ目の右上に書いてあるのが発簡番号と発簡日なんだ。

うん。他の文書で「あの文書に基づいて、これをやります」と参照することがあるんだけど、文書の名前だけだと、同じ名前の文書が何度も出ることがあるから、どの文書を指しているか特定出来ないんだ。

その点、発簡番号は1月1日にリセットされて、文書が1件発せられる度に数字が+1されていく。だから、「ひとなみ般命第２３号」はその年に1つしか出ない。発簡番号と発簡日を記載すれば、必ずひとつの文書を特定できるんだ。

この後説明する「正式な文書」ではない文書になると、番号が付与されないことがよくあるから、追跡が難しくなる。

そういうこと。
この発簡番号は文書の種類によって分類されていて、部隊名（の略称）＋（文書の種類）＋第●●号という具合につけることになっているよ。
一般命令だと「般命」、日日命令だと「日命」、通達類だと何もつけないっていう具合。

そういうこと。

一方で、この組織の中では一般命令や通達類でしか情報をやり取りしていないかと言うと、そういうわけじゃない。もっとカジュアルな文書もあるよ。

規則で明確に定められているわけでもないから、明確に名前が付いていないんだけど、でも暗黙の了解として「こういうペーパーだ」と皆の共通認識になっているものがある。それが、今から説明するカジュアルな文書。

まずは、いわゆる「実施要領」ってヤツ。

まあ、正直何が違うのかと言えば、番号を取ってないくらいしか違いは無い。一般命令を出す程のレベルじゃないけど、書面でやり方を伝えないと上手くいかないだろうなって時は、こういう文書を作るんだ。

あとは、一般命令は出すけど、「細部は別に示す」として、こういう実施要領を出すっていう慣習もあるね。一般命令であんまり細かく書きすぎると、状況が変わったときに臨機応変な対応が出来なくなるから、「重すぎない命令」で細かいことを指示するんだ。

これは合議・決裁欄。詳しくはまた別に説明するけど、文書を出す時には関係する人に問題無いかチェックしてもらって、最終的に指揮官の決裁を得るんだ。

一般命令なら艦長の官職印が押印されるけど、こういう文書にはそういうのが無いから、指揮官が了解しているか分からないでしょ？
だから、案を作るとき、こういう四角を書いて関係者にサインしてもらうんだ。で、最後に浄書（清書）して配布するときには、サインを複製することが出来ないから、「この人は了解してますよ」っていう意味を込めて「了」と印字する。

今回、幹事付が作れって言ったのは、多分こういう文書だと思う。共用ロッカーをどう使うかは、学生隊長命令である学生服務要領に大まかに書かれているでしょ？そこに明記されていない部分をどう解釈するか、だから、最終的には学生隊長の了解を得ないといけない。

前回、「学生隊長命令を幹部候補生に作らせる訳ないか」と言ったのはまさにここ。いくら学生隊長の了解が必要だからって、正式な学生隊長命令を出そうと思ったら、色んな手続きを踏まないといけないし、内容に問題があっても改正するまで何年も残り続けることになる。

そこで、こういう文書を使う。学生隊長と、第１～第３学生隊長と、学生隊幹事あたりを上の欄に入れて「こういう要領で統一します」って文書の了解をもらえば、学生隊としての軽微な指示が完成する。

いや、無いわけじゃ無いよ。たとえ口頭でも、発せられたら命令は命令。守らないといけないのは同じなんだ。ただ、経費の算出根拠にできないとか、そういう点で重みが違うってこと。

本来、一般命令を出すレベルじゃない内容だと、「艦長命令」や「科長命令」みたいな「業務命令」というのがあるから、そういうのを使うって手もある。
ただ、どちらかというとこういう文書は訓令や達みたいに、規則を設けるために使われることが多くて、日々訪れるイベントに都度指示を与えるのには向いてないんだ。

そういうこと。

あと、よく目にするものには俗に「報告資料」と言われるものもあるよ。

うん。これまで見せてきた文書はWordで作るものだったけど、この紙はPowerPointで作られているよ。

ね。そう思うよね。
ところが、コイツはプレゼンに使わないからこれで良いんだ。

これはお役所の悪い風習で、パワポを使って、1枚のスライドに可能な限り文字をびっちり埋めて、印刷して見せるっていうことをやるんだ。

理由は色々なんだけど、要するに偉い人に短時間で要旨を理解してもらうっていう課題から自然発生したものなんだ……

まず、偉い人はとにかく時間がない。将官クラスになると、本当に分刻みで行動していて、1日に何件も会議をハシゴして、その待ち時間に何十件という報告を受ける。
だから、一つの話題にそんなに時間を使っていられない。

うん。しかも、短時間で理解してもらう上で、キーワードだけ書く、というのは必ずしもいい方法にはならないんだ。
人間、目で追ってる文字と、耳で聞き取る言葉が一致している時が、一番頭に入りやすい。キーワードだけ書いて細かいところは口頭で、とやると、紙に書かれてない言葉を発したところで偉い人は「今コイツが喋ってるのは、どこに書いてある話だ？」と目で探してしまって、話が頭に入らなくなってしまう。
だから、口頭で説明する言葉は基本的に全て書面にも書く。

あるいは、世田谷自然食品のCMかな？
なんだかんだで、あれは理にかなっているよ。

もう一つ言うと、口頭で説明したときに、聞くべき相手が必ずその場にいるとは限らないんだ。
権限を持っている地方総監に説明するけど、実務担当はその下にいる部長とか室長で、ぶっちゃけその人達が分かってくれればOK、なんて話は珍しくないからね。
その場にいなかった人が後から紙面を見たときに、報告を受けた偉い人と同じ認識を持てる。これも重要なんだ。

ひとつには、「1枚に可能な限りの情報量を」って追求するとWordでは無理というのがある。Wordは一連の文章を書き連ねるのに向いていて、2段構成にしたり、画像を挿入したり、コメントとして短文を添えたり、というのには向いてないんだ。そういうのを入れ込もうとすると、大きな隙間が生じてしまって、スペースが無駄になってしまう。
一応レイアウトを工夫すれば出来ないワケではないんだけど、PowerPointの方が圧倒的にやりやすい。

それから、もっと大きな理由として、展開が容易というのもあるね。
報告に使った資料は、状況によってはもっと偉い人にそのまま転送されることがあるんだ。

事故が起きた場合とか、任務行動中に特異事象が起きた場合なんかは顕著だね。こういう時はとにかくスピード勝負で、海上幕僚長とか、防衛大臣とか、場合によっては内閣総理大臣に報告が飛ぶこともあるんだ。

そういう時、PowerPointで作られた報告資料が転送されて、会議資料の中に差し込まれることになる。

そういうこと。こういう展開の容易さもあって、PowerPointは本来のプレゼンツールとしてほとんど使われることなく、報告資料作成ツールとして使われることになるんだ。

最後に、厳密に、法的な意味での「文書」がある。
公文書とか、行政文書と言われるモノだね。これは法律で管理する事が義務づけられているんだ。

自衛隊の仕事では、ほぼ同義だと思ってOKだよ。
正確に言うと、行政文書は公文書の一部。行政機関が取り扱う公文書が行政文書で、他には独立行政法人が取り扱う法人文書や、国立公文書館に移管された特定歴史公文書等がある。

行政文書でまず気を付けないといけないのは、とにかく対象となるモノが広範になること。

先に挙げた「正式な文書」はもちろん行政文書だし、「カジュアルな文書」も行政文書。「通達類や一般命令こそが文書」だと思って「カジュアルな文書」を適当に扱うと大変なことになる。

でも、それだけじゃなくて、一見すると文書には見えなさそうなものも行政文書になるんだ。

例えば、電子メール、Excelのデータシート、写真や動画も行政文書になりうるね。
電話や会議の時に取ったメモ書きも、通常は行政文書にならないけど、状況によっては行政文書と見なされることがある。

そう、直感的には「文書」というより「データ」とか呼んだ方が分かりやすいかも。原則として、仕事のために収集した情報や、作成したデータは全て行政文書に該当すると思った方がいいよ。

行政文書の定義を見ると、
職務上作成・取得した文書
組織的に用いるためにあること
その行政機関が保有していること
の3つが要件になってる。

「職務上作成・取得」というのは、職員が私用で作ったものは対象にならないってことだね。あくまで仕事のために、作ったり誰かからもらったりした文書が対象ってこと。

まあ、私信を送った場合……とかかな？普通、そういうのは他の2要件も満たさないけど。

次の「組織的に用いるためにあること」というのは結構難しい。

文書の参考資料には「決裁、供覧等の手続きを要件とせず」という言葉があるんだけど、これは「責任者が認めたものだけが行政文書になる」というワケではないよ、という意味合いだね。
責任者が一切関知していなくても、業務上の必要性から作成／取得されたデータは行政文書になるってこと。

そういうこと。これを「個人的な執務の参考資料」（個人資料）と言うんだけど、行政文書とは扱いが全く違うんだ。
行政文書に関係する多くの管理事項を守らなくても良いんだけど、「個人的な執務の参考資料」にも色んな制約がある。

艦艇部隊で個人的な執務の参考資料を保有するのは結構厳しいね。
そもそも行政文書と分離して保管しておく場所が無いし。
業務に関係する文書のほとんどが「注意」文書で、保有できないし。

そして最後に「その行政機関が保有していること」
その文書としての性質上、行政機関が保有しなくなるものは行政文書にならないってこと。

もちろん。例えば給与明細とか、企業に渡した資料とか。

防衛省側で持っている文書は行政文書として管理されるけど、その所有権がよそに移った時点で、防衛省の行政文書として管理しなくなるってことだね。

まぁ、「艦船と安全」はそんな感じだよなぁ……。

まあ、そういうわけで、行政文書として見なされるモノはとても広範にわたる、というのはよく分かってくれたと思う。だから、管理には気をつけてね。

この話の趣旨から逸れるから、あんまり細かくは説明しないけど、要するに「作成」「保管」「開示」「廃棄」を規則通りにやるってことだね。

そもそも、行政文書の管理をなんでやらなければならないかと言えば、行政のやったことの妥当性について、後から検証できるようにするってことなんだ。

だから、行政文書管理の話は必然的に「どうやって国民に開示するか」の話になる。

いや、まったくそのとおり。情報公開しても何も困らない役所なら、そこまで神経を尖らせなくても良いんだけど、何しろボクらが扱う情報が部外に出せないモノばかり……。

そういうわけで、文書を扱う上では本当に沢山のルールがある。それをココで一つ一つ列挙していたら、いくら時間があってもたりないから、新入隊員が知っておくべきことを教えるね。

さてさて、話を戻そうか。
今回、こういう話をしたのは、文書の話をするとき、結局どの「文書」のことを言っているのかを明確にするべきってことを認識して欲しかったからなんだ。

文書関係の参考資料を見ても、通達類や一般命令にしか適用されない話と、行政文書全般に適用される話が混在していたりする。
かく言うボクも、「文書と言えば通達類とか一般命令」っていう認識がやっぱりある。この認識の齟齬は当分埋まらないと思うから、文書の話をするときには本当に気をつけないといけないんだ。

さて、次回はいよいよ文書を実際にどうやって作ったら良いかの話をするね。